Les étapes indispensables dans la préparation de votre événement d’entreprise !

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Vous devez organiser un colloque ou un séminaire ou tout autre événement pour votre entreprise, il y a des étapes et éléments à bien déterminer afin d’assurer la réussite de la manifestation et sa bonne mise en place …

Le brief

Aussi appelé cahier des charges, le brief reprend les points incontournables dans l’organisation de toute manifestation

  • l'objectif/type de la manifestation : s’agit-il d’un événement pour informer, stimuler, former, faire réfléchir sur un thème (avec sessions de travail en sous-ateliers), récompenser (séminaire des ventes)...

 

  • le type de public concerné par la manifestation et le nombre de personnes attendues : ce peut être les salariés de l'entreprise dans le cas de séminaires de stimulation, ou bien des clients invités à découvrir un nouveau produit, ou bien des partenaires institutionnels que l'on souhaite informer, dans le cas par exemple, de Ministères.  Ceci peut avoir des incidences sur le nombre de salles à réserver

 

  • le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement afin d’éviter une trop grosse perte de temps dans les déplacements ou simplement avoir les bons gestes envers la protection de l’environnement.

 

  • Date de l’événement ou période de son déroulement.  Attention ! Prévision (ou réservation) d’une manifestation d’ampleur au moins 3 mois à l’avance afin d’assurer les préparatifs (invitations, préparation des dossiers, thèmes abordés, etc.)

Le budget alloué : facteur déterminant dans le choix du lieu.  Il va limiter le choix ! Il est important de bien analyser le type de clients et le genre de lieu fréquenté précédemment ainsi que le type d’événement à organiser pour déterminer le bon prix.  Si le séminaire comprend le gîte et le couvert, la moitié du budget y sera consacré !

  • Le choix du lieu

Possibilités multiples : du plus classique au plus original ! A déterminer selon le caractère de la manifestation, du public visé, standing recherché, …

The right place for the right moment!

 

 

Voici quelques exemples de lieux possibles, des plus classiques aux plus originaux :

Salle de réunion en centre d’affaire : idéal pour réunion en interne ponctuelle (-50 pers.) Attention ! Salles de petites capacités souvent  limitées.

Palais des Congrès et grands hôtels : capacité d’accueil plus grande

(120-1000 pers.)

Avantages : vaste choix de salles modulables idéales pour réunions internes ou externes, réunions plénières ou sous-commissions.

Ne conviennent pas aux soirées de prestige.

Châteaux et monuments classés : mis à disposition pour les manifestations  de prestige pour donner un caractère inattendu à l’évent.

Monuments célèbres ou publics : possibilité de privatiser en partie des musées, des cinémas, des parcs d’attractions. Attention ! Parfois des consignes strictes : horaire imposé, etc.

Les halls d’exposition : adaptés à l’installation de stands comme pour  les salons de professionnels. Attention : coûts de décoration assez conséquents !

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